网上文件管理系统设计与实现

VIP免费
3.0 林婧 2024-09-29 8 4 5.24MB 52 页 15积分
侵权投诉
网上文件管理系统设计与实现
第一章 绪 论
1.1 研究背景
当今社会已经全面进入了信息化时代，人们的生产、生活都离不开信息技术
并且随着计算机技术在企业中的广泛应用，产生并积累了大量的电子或纸质的
信息资源。它们分布在企业的不同生产部门或不同的生产环节，甚至在不同的生
产区域。随着这些电子文档的日益积累和广泛分布，要对某种产品或者某种技术
进行追踪、更新和查询已成为文档管理中的难题和影响企业效益的关键因素。由
于文件载体不一，查找文件时往往还需要翻箱倒柜，由于这些电子信息分别保
存在成百上千台电脑中，有时甚至还要动员全体员工逐个查找文件，时间与人
力上的花费巨大,所以，如何便捷、安全地来管理文档已经成为企业亟待解决的
重要内容，也是企业生产的关键的环节。
目前，企业缺乏对电子文档管理的有效手段，没有建立一个统一的电子文
档库，使得电子数据和电子图纸等文档无法重用，导致这些宝贵资源不断地流
失。同时，据相关调查，企业每个员工每天浪费半个小时在查找、重复起草文档
资料整理等工作上。如果把这些时间利用做一些其它更有意义的事情上，那么将
会给企业创造更大的价值。如何节省资料查找的时间是企业管理不容忽视的问题
企业生产文档管理，是指在一个项目或者产品的开发或者生产过程中，对
所涉及到的所有文档进行收集、存储、查询和调用的过程。通常，文档管理在生
产中受重视程度不是很高，当发现其重要性的时候，往往已经晚了，整个生产
可能因此变得混乱无章，而且问题产生后又无据可查,文档管理对于一个项目的
顺利进行有着至关重要的作用，其关键性不容忽视。因此，对文档管理系统的建
设有了新的要求。
现在的文档管理软件，为了完成内部的文档处理和外部的信息查询，从体
系结构上大致分为两类：一类是基于客户端/服务器（Client Server，C/S）模式，
界面是传统的 Windows 程序界面（例如用 VB，VC++，Delphi 等工具开发的）；
另一类是基于Internet/Intranet 互 联 网 络 的浏 览 器 /服 务 器
1
（Browser/Server，B/S）模式。现在很多企业已经实施了 C/S 模式的文档管理系
统,但是由于客户端的负担过重，影响运行性能；对不同的数据库要分别编程，
可移植性差,客户直接操作数据库，不宜集中管理,而且客户端需要繁琐的配置。
随着企业的发展和 Internet/Intranet 技术的提高和推广，C/S 模式的电子文档
管理系统由于其自身的复杂性和实施的困难性，对大部分技术实力和经济实力
不足的中小型企业其使用性和经济性不是太高,尤其是在经济全球化的今天，企
业各个部门之间或者分布在世界各地的分公司或者服务机构之间往往需要相互
协助，而 C/S 模式的电子文档管理系统很难保证数据的一致性、共享性及安全性
同时由于企业内部或企业之间的计算机软件平台的差异性，因而很难有效集的
成各种应用软件来实现产品数据的共享性和传输。
所以，随着产品数据管理（Product Data Management，PDM）技术和网络
技术的发展，企业对于文档管理系统又提出了新的要求，企业已经不能满足于
仅仅利用计算机来管理繁杂多样的电子文档，也不能满足于使用 C/S 模式的文
档管理系统来管理文档,企业的各类电子文档的管理的原有模式管理已经成为企
业提高市场应变能力和竞争力的瓶颈。
而 B/S 模式的文档管理系统，一般只需要配置、安装在 Web 服务器端或数
据库服务器端即可，系统开发和系统管理的成本较低。在已经建立企业局域网络
的基础上，用户可以自由、主动地访问各类网络信息和系统共享资源。客户端所
需软件也较少。同时，由于用户计算机的 Web 界面统一，便于管理，用户培训
也简单，从而使用这种基于 B/S 模式来连接工作团队、过程和数据信息的新型文
档管理系统，在系统建设和实际效能方面，较之 C/S 模式的应用具有先进性。
1.2 国内外研究现状
在 20 世纪 80 年代开始，许多厂商开始开发的自己的文档管理系统，以管
理纸质文件为主要功能，这些系统管理记录纸张文件，其中包括印刷、出版的文
件、照片和版画等，后来开发商研发第二类文档管理系统，即电子文件管理，这
些文件存储在用户的本地计算机中，最早的电子文档管理系统的管理，由于技
术限制，对文件类型和文件数量都做了限制，主要功能集中捕获、存储、索引和
检索文档。
文档管理系统的研究与开发是伴随着办公自动化的应用与研究而提出的，
这些年，随着科学技术的发展，数据库技术、网络管理技术、媒体技术、尤其是
文本技术的发展和推广，为文档管理系统在处理各种种类多样、纷繁复杂的电子
文件资料提供了可能性和可操作性。尤其是这几年，建立基于 B/S 模式下的电子
文档管理系统可以综合化地处理多种文档资源，轻重有文字文档、声音和图像资
2
料等等。
而随着企业现代化建设的发展，尤其是办公自动化技术的推广，电子文档
管理显得尤为重要。这些年，软件厂商纷纷推出自己的文档管理软件。沈阳的东
软软件股份有限公司就是其中一家，1991 年就开始研究电子文档管理软件，
1993 年开始推出第一个版本的超级电子档案系统以来，该公司不间断地推出新
的版本软件。而 IBM 也推出了 LotusNotes 系统，它为企业的群组工的管理和操
作提供了很大的帮助。而在过去几年时间里，许多国内外的大公司在此基础上进
行二次开发，从而为本公司量身开发出了使用的电子文档管理系统。这些系统的
特点概括如下：
（1）这些系统主要注重于文档流程的管理，是办公自动化。
（2）这些开发出来的系统，绝大部分是单机操作的或者基于 C/S 模式的应
用系统，它们的效率较低，系统的可移植性较差，同时，随着文档管理的需求
和内容的变化，大多数的软件已经不能满足企业新的需要了。
（3）这几年，网络技术飞速发展，企业的局域网络的建设不断加快，系统
的开发也需要跟着网络时代的信息化的步伐。
（4）电子文档管理系统是一个独立的系统，很难与别的信息管理系统来交
互和共享资源。
除了上面几项特点之外，电子文档管理系统的一致性和完整性很难做到完
善，文档管理的权限控制管理也很难实现，也无法给这些电子文档管理系统的
复杂信息做到相应的检索和查询，那些文档信息，虽然说大部分是通用的，但
是他们的重用性和共享性都是很困难的。
所以说现有文档管理系统已经不能很好地满足电子文档管理的需要，很多
工作完成的效果不理想或根本无法自动完成。
发展到 2013 年，基于 B/S 架构的文档管理系统出现，通过上传到服务器中
进行集中存储，管理起来更加方便，查找也更加快捷，而且只要有互联网的地
方，就可以通过浏览器直接访问系统，也增加了更多功能，包括文档的权限管
理、全文搜索、存储加密、审批流程、文档审计、版本管理、规则应用、在线编辑和
统计报表等。
同时随着工作流技术的日趋成熟，将工作流技术应用到文档管理系统中是
文档管理的一大特征。作为一种对常规性事务进行管理和集成的技术，工作流管
理系统（Workflow Management System ，WFMS）的出现是必然的。
1.2.1 国内研究现状
在国内，随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，文档管理的
开发和研究已经取得了很大的进步。市场上也出现了多种文档管理软件。致得 E6
3
协同文档管理系统将文档管理、纸质文档管理、多媒体管理、图文管理、安全加密
协同办公等各种应用与管理全面整合，各功能间紧密关联，全程无缝管理。
清华同方也开发出了自己的 PDM 系统，清华同方的 PDM 解决了企业纷繁
复杂的电子图文档和技术资料等产品数据的上传、查询、检索、控制等相关问题
其中的图文档管理模块，可以区别企业不同身份角色的员工，比如开发人员、设
计人员、技术人员等，在操作过程中，可以根据图文档案管理提供的新建、入档
检入、检出、查询等操作来结合系统的管理，方便、快捷、安全地维护企业产品数
据或者获取数据，从而来的发挥系统的最高效益。
在国内，对工作流技术放买你，清华大学，浙江大学，国防科技大学和上
海交通大学等高校也进行了一定的研究工作。其中，上海交通大学利用 Petri 网，
开展了分布式工作流管理的研究和开发，而浙江大学也自己开发出了基于工作
流过程定义语言（IIPDL）的工作流建模平台，并且取得了巨大的科研成果。至
于清华大学的工作流管理系统，在结构上可以划成两块：作为 WinNT 的工作流
引擎部分是利用服务程序后台处理，另外部分集中在同一界面平台上在进行前
台操作。该系统包括组织管理，用户角色管理，流程模块定义，运行状态的控制
和监控流程的管理等，并且在该工作平台上，实现了客户端任务生成和管理，
依据各个用户所具有的帐号和权限来限制和实现的各种操作。该构架的具有如下
优点：系统结构简单，开发容易，操作界面统一；它的不足之处是有较差的扩
展性。
随着信息化、全球化以及 Internet/Intranet 技术的发展，采用基于 C/S 模式的
电子文档管理系统已经不能满足企业对生产和管理的需求。所以采用 B/S 模式并
且加入工作流技术的企业生产文档管理系统设计与实现具有重要意义。
1.2.2 国外研究现状
在国外，管理信息系统（Management Information System，MIS）的应用发
展非常迅速，并且已经取得了相当大的成果。但是随着产品数据管理（Product
DataManagement ，PDM ）技 术 的 发 展，许 多 大公 司 如
IBM、HP、SDRC、UGS、PTC 等结合 PDM 技术，成功推出了自己的 PDM 软件，
国际上许多大企业也开始接受和使用 PDM，并把 PDM 软件作为企业竞争策略。
当前 PDM 领域处于领先地位是 SDRC 公司的 Metaphase 和 UGS 的 iMAN。
其中 SDRC 是一家美国公司，它的 Metaphase 产品在市场上处于领先地位。
Metaphase 可以将新技术快速地融入到企业级 PDM 系统中来保证企业能快
速地取得效益和改善管理。Metaphase 的企业级 PDM 系统包括：基于 Web 的独
立三层框架；面向对象的客户化软件；全面综合的解决方案。
Metaphase 还将各部门环节的系统集成、信息资源共享以及对流程的管理，
4
来管理各环节之间的联系以及协作，因而将增加企业开发的能力和实力，并且
提高质量，缩短上市的时间。
利用该系统，用户不需要知道产品数据存储的具体位置，就可以根据系统
进行自动定位。使用人员可以通过数据间的关联来查找数据，提高效率。
UGS 公司的 iMAN 是由数据库来存储、管理和追踪产品信息及过程，让相
关用户可以迅捷高效地得到所需信息。iMAN 的功能主要包括一下几个方面：文
档管理；权限控制；产品结构管理；工作流管理。
iMAN 支持自顶向下的产品数据设计方式和灵活可靠的结构配置规则。是以
Web 为中心的一种新的体系结构，企业可根据实际情况来进行配置。同时 iMAN
集成了众多著名的制图软件和企业资源管理系统，是非常实用的分布式数据管
理系统。
iMAN 可确保产品数据的集中管理和安全性管理，多用户可以同时访问，
同时可以防止未授权用户对数据进行修改，不同的用户可以设置不同的访问权
限，也就是可以根据不同的保护级别来设置不同的角色。
PDM 系统在企业的信息管理、提高管理水平以及提高企业开发效率等方面
有重大意义，现在很多大中型企业都已经意识到了 PDM 的重要性，但是在我
国，PDM 的应用还是比较少，因此，学习 PDM 实施的成功经验和实施的方法，
对完善企业产品数据的管理具有很重要的意义。
在北美和欧洲等地，工作流管理方面的研究十分活跃，相关的研究机构纷
纷成立，其中比较著名的有 IBM 公司 Almaden 研究中心的 EXotICa、佐治亚大
学计算机系的 Meteor WIDE & Meteor 等研究项目。
1.3 研究意义
随着网络技术和数据库技术的不断发展，PDM 系统在软件的功能和实现技
术上得到了突飞猛进的增长。目前，大多数 PDM 软件采用了先进的 Web 浏览器
或客户/服务器结构来处理事务。文档管理系统是 PDM 的核心，它提供生产、存
储、查询、控制、恢复、编辑、记录、电子对象的历史以及通用文件管理等功能。文
档管理可分为静态管理和流程管理。静态管理包括文档创建、修改、删除等基本
操作和检索、存储、权限管理等；流程管理包括周期管理、流程管理和版本管理
等。
本课题研究的基于 B/S 模式的企业生产文档管理系统的研究意义主要集中
在以下几个方面：
（1） 多种类 型 文档的管理。电子制造服务（Electronic Manufacturing
Services，EMS）企业需要计划生产一个产品需要收集和准备大量的电子文档资
5
料，其中文档种类繁多，来源广泛。从类型上可分为文本文件、图纸文件、程序
文件；从来源上可分为，客户文件，供应商文件和企业半加工文件。例如一个企
业需要生产一个具有 20 个元器件的电路板，那么其中涉及到的文件类型就要几
十种。而该文档管理系统能够让用户管理多种类型，不同格式的企业生产电子文
档资料。
（2）提高文档查询效率。一个企业每天要生产大量的异构产品，工程师和
技术人员需要查询大量的文件资料来促使生产过程有序、合理、正确的进行。如
果用手工来管理和维护这些数据会占用大量的人力资源和物理空间资源。为了使
生产高效、有序的进行，建立一个具有针对性的电子文档管理系统，通过计算机
和网络技术将需要使用的电子文档分类管理起来，在需要的时候可以快速的检
索和获取所需要的文档和技术资料。
（3）文档版本的有效控制及追踪。由于现代企业的产品更新换代非常频繁，
尤其是电子制造行业，客户的需要求有事一天一变，从而使得在生产过程中将
会产生大量的需求变更单。一个变更单将改变一个或者多个产品的信息，从而产
生多个产品版本信息。传统的产品需求变更单（Enginer Change Order，ECO）
完全是依靠人工管理，难免会发生各种各样的差错。一个企业如果对多个版本的
产品数据不能进行有效的管理和控制，那么不可避免的会造成生产的混乱。又因
为生产的数据是经常重复使用的，一个错误往往会造成整个产线的错误，从而
可能对企业造成重大损失，带来极大负面影响。所以一个高效的文档管理系统能
够及时记录文档的变更历史，进行版本的追踪。
（4）文档的安全性控制。如果将企业生产的数据都存放在个人计算机内，
这些数据是极易被非法调用、复制、修改和泄密的。尤其是对电子代工型企业，
企业的客户较多，生产的产品丰富，客户对数据的使用安全具有较高级别的要
求。所以企业迫切要求解决客户数据的安全和保密，也是提高企业竞争力的关键
环节。为了取得客户的信赖和避免发生数据泄露，迫切要求一套完善的文档管理
系统来根据各类人员所担任的不同职位和角色，来赋予不同的权限，处理不同
范围的资料。
（5）文档的分类管理。由于电子制造服务型企业的客户源较多，从而可根
据客户分成不同的生产项目，每个项目可能又有多个子项目，而对于每个项目
又涉及到多种电子文档类型。在本系统中，这些数据可以根据不同的生产项目，
不同的产品类型和不同的产品版本进行分类存储管理和控制。从而使得文档的管
理清晰、整洁、有序，提高了文档查找和使用的效率。
（6）文档的共享。随着电子信息技术和网络技术的发展，企业工作人员可
以通过 Internet/Intranet 在世界各地进行信息和资源共享。所以解决信息的传递和
数据的共享是提高企业竞争能力的重要因素，也是本课题研究的重要组成部分。
6
摘要：

网上文件管理系统设计与实现第一章绪论1.1研究背景当今社会已经全面进入了信息化时代，人们的生产、生活都离不开信息技术并且随着计算机技术在企业中的广泛应用，产生并积累了大量的电子或纸质的信息资源。它们分布在企业的不同生产部门或不同的生产环节，甚至在不同的生产区域。随着这些电子文档的日益积累和广泛分布，要对某种产品或者某种技术进行追踪、更新和查询已成为文档管理中的难题和影响企业效益的关键因素。由于文件载体不一，查找文件时往往还需要翻箱倒柜，由于这些电子信息分别保存在成百上千台电脑中，有时甚至还要动员全体员工逐个查找文件，时间与人力上的花费巨大,所以，如何便捷、安全地来管理文档已经成为企业亟待解决的...

展开>> 收起<<
网上文件管理系统设计与实现.doc

共52页,预览6页

还剩页未读， 继续阅读

相关推荐

更多
立即下载
作者：林婧 分类：大学教育 价格：15积分 属性：52 页 大小：5.24MB 格式：DOC 时间：2024-09-29

开通VIP享超值会员特权

  • 多端同步记录
  • 高速下载文档
  • 免费文档工具
  • 分享文档赚钱
  • 每日登录抽奖
  • 优质衍生服务

作者详情

相关内容

更多

推荐作者

热门标签

/ 52
评分 收藏
分享
立即下载 VIP免费下载
客服
关注